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Modelo de pauta de reunião: como montar e um exemplo

Uma pauta de reunião boa diz o objetivo em uma frase e lista de 3 a 6 itens, cada um com o assunto, o responsável e os minutos. Ela vai para os participantes pelo menos 1 dia antes, junto com os números e documentos que serão discutidos.

O que a pauta precisa ter?

Seis itens resolvem a maioria das reuniões:

  • Nome da reunião, data, horário de início e de fim e local (sala ou link).
  • Objetivo em uma frase: o que precisa estar decidido ao sair da sala.
  • Participantes: só quem decide, quem apresenta ou quem vai executar.
  • Itens na ordem em que serão tratados, cada um com o assunto escrito como pergunta ou decisão.
  • Responsável por cada item: quem apresenta e conduz aquele assunto.
  • Minutos de cada item, somando o tempo total da reunião.

Como fica uma pauta pronta?

Exemplo fictício de uma reunião de 45 minutos. Cada item diz o que precisa sair dele.

Comitê de Operações · 11/11/2026, das 9h às 9h45 · Sala 3 e videochamada
Objetivo: aprovar o plano de frete do Q4 e fechar a ruptura do SKU-1042

1. Ações da reunião anterior · Ana Souza · 5 min
2. SKU-1042: o pedido automático resolveu a ruptura no CD Norte? · Carla Dias · 10 min
3. Frete do Q4: aprovar a divisão entre CD Norte e CD Sul · Bruno Lima · 20 min
4. Próximos passos e data da próxima reunião · Ana Souza · 10 min

Para ler antes: previsão de frete do Q4 (planilha, versão 3)

Como escrever cada item?

Escreva o item pelo que precisa sair dele. "Frete" não diz nada; "Frete do Q4: aprovar a divisão entre CD Norte e CD Sul" diz o assunto e o que se espera da conversa.

Ponha primeiro os itens que pedem decisão, enquanto todos estão presentes e com atenção. Informes que cabem num e-mail não entram na pauta.

Por que a pauta ajuda a ata?

Com a pauta, a ata segue a mesma ordem: cada item ganha o seu resumo, as suas decisões e as suas ações. Quem procura o que foi decidido sobre o frete vai direto ao item 3.

Na MeetIA, a pauta é montada na tela da nova reunião, com assunto, responsável e minutos de cada item. Depois da gravação, a ata sai organizada item por item.

Perguntas frequentes

Com quanto tempo de antecedência enviar a pauta?

Pelo menos 1 dia útil antes. Em comitês e conselhos, 3 dias úteis, junto com os documentos, para dar tempo de ler.

Quantos itens uma pauta deve ter?

De 3 a 6 numa reunião de até 1 hora. Mais do que isso, alguns itens ficam sem tempo e voltam na reunião seguinte.

Quem monta a pauta?

Quem conduz a reunião, com os itens pedidos pelos participantes até 2 dias antes.

E se surgir um assunto fora da pauta?

Anote e marque para a próxima reunião ou para uma conversa à parte. Assunto fora da pauta tira o tempo dos itens que pedem decisão.

A MeetIA grava a reunião e entrega a ata, as decisões e o plano de ação prontos para revisar.

Na sala ou por videochamada, sem robô na chamada, em português.

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