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Gravar reunião e LGPD: o que avisar, o que guardar e por quanto tempo
Gravar reunião de trabalho é permitido pela LGPD (Lei 13.709/2018) quando há uma finalidade clara, como registrar decisões, e todos são avisados antes. Reconhecer quem falou pela voz é outra coisa: a voz usada para identificar uma pessoa é dado biométrico, um dado sensível, e precisa da autorização específica de cada pessoa.
Qual a base legal para gravar uma reunião?
A LGPD lista as bases legais no art. 7º. Para reuniões de trabalho, as mais usadas são o legítimo interesse da empresa (registrar o que foi decidido) e o cumprimento de obrigação legal ou regulatória (atas exigidas por lei ou por regimento).
A base legal vale para a finalidade declarada. Se a gravação foi feita para a ata, ela não deve ser usada para avaliar o desempenho de quem falou sem um novo aviso.
Por que a voz pede um cuidado a mais?
O art. 5º da LGPD classifica o dado biométrico como dado pessoal sensível. Quando a voz é usada para reconhecer quem falou, ela funciona como biometria, e o art. 11 pede o consentimento específico e destacado da pessoa (ou outra hipótese desse artigo).
Na prática: peça a autorização de cada pessoa antes de cadastrar a voz dela, registre quando foi dada e permita retirar a qualquer momento, apagando a impressão de voz.
O que avisar antes de gravar?
Um aviso curto no início resolve, dito em voz alta e registrado na própria gravação:
- Que a reunião está sendo gravada.
- Para quê (ex.: escrever a ata e o plano de ação).
- Quem terá acesso à gravação e à transcrição.
- Por quanto tempo a gravação fica guardada.
- A quem pedir para ver, corrigir ou apagar os próprios dados.
Por quanto tempo guardar a gravação?
A LGPD (art. 15 e 16) pede que os dados sejam eliminados quando a finalidade termina, salvo obrigação legal de guarda. Uma política comum: guardar a ata aprovada pelo prazo que o regimento ou a lei exigir e apagar o áudio depois de 30 a 90 dias, quando a ata já foi revisada.
A MeetIA guarda os dados num servidor no Brasil, só reconhece vozes com autorização registrada de cada pessoa e não usa reuniões para treinar a IA sem autorização da empresa, que vem desligada. Este guia é informativo e não substitui a orientação do encarregado de dados (DPO) ou do jurídico da empresa.
Perguntas frequentes
Preciso do consentimento de todos para gravar?
Para gravar com finalidade de registro, o aviso a todos costuma bastar com base no legítimo interesse. Para reconhecer a voz de cada pessoa, sim: é dado biométrico e pede autorização específica.
Quem participou pode pedir para apagar a própria fala?
Pode pedir acesso, correção e eliminação dos dados (art. 18 da LGPD). A empresa avalia o pedido e pode manter o que tiver obrigação legal de guardar, como a ata aprovada.
Gravar videochamada com cliente muda alguma coisa?
O aviso precisa chegar ao cliente também, antes de começar. Se ele não concordar, registre a reunião por anotação.
A MeetIA grava a reunião e entrega a ata, as decisões e o plano de ação prontos para revisar.
Na sala ou por videochamada, sem robô na chamada, em português.
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