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Como gravar e transcrever uma reunião presencial
Para transcrever uma reunião presencial com boa qualidade, grave com o celular ou o notebook no centro da mesa, a no máximo 2 metros de quem fala, longe do ar-condicionado e do projetor, e peça para uma pessoa falar de cada vez. Depois, um programa de transcrição transforma o áudio em texto e separa as vozes.
Onde colocar o celular ou o computador?
O microfone é o que mais muda o resultado. Sete cuidados que valem para qualquer aparelho:
- No centro da mesa, a até 2 metros de cada pessoa. Numa mesa comprida, use dois aparelhos ou um microfone de mesa.
- Longe da saída do ar-condicionado, do projetor e da janela aberta.
- Sobre um pano ou caderno, não direto na mesa: batidas e canetas viram ruído.
- Tela para baixo e no modo não perturbe, para notificações não cortarem a gravação.
- Bateria carregada ou aparelho na tomada, para a gravação não parar no meio.
- Peça para cada pessoa falar o nome na primeira fala: ajuda a separar as vozes.
- Uma pessoa por vez. Falas sobrepostas são o maior motivo de trecho perdido.
Quanto espaço ocupa 1 hora de gravação?
Para voz, não é preciso qualidade de música. Áudio mono a 16 mil amostras por segundo, que é o que os modelos de transcrição usam, ocupa cerca de 115 MB por hora sem compressão e de 15 a 30 MB por hora compactado (32 a 64 kbps).
Gravar em qualidade maior não melhora o texto: o programa reduz para 16 kHz antes de transcrever.
Como a transcrição separa quem falou?
O programa divide o áudio em trechos e agrupa os que têm a mesma impressão de voz. Sem cadastro, ele chama as pessoas de Pessoa 1, Pessoa 2. Com a voz de cada um cadastrada antes (com autorização), ele já escreve o nome certo.
Vozes muito parecidas e falas curtas ("sim", "ok") são as que mais se confundem. Revisar a ata leva poucos minutos quando só esses trechos precisam de ajuste.
Qual o acerto que dá para esperar?
Com o aparelho bem posicionado e uma pessoa falando por vez, os modelos atuais de transcrição em português acertam a grande maioria das palavras. Em teste interno da MeetIA com uma reunião simulada de 12 minutos e 3 participantes, o acerto foi de 98% das palavras.
Nomes próprios, siglas e termos da empresa são os erros mais comuns. Um dicionário com essas palavras, informado ao programa, reduz esses erros.
Perguntas frequentes
Precisa avisar que a reunião está sendo gravada?
Sim. Avise todos antes de começar e registre o aviso. A voz é dado pessoal e, para reconhecer quem falou, a LGPD pede autorização de cada pessoa.
Dá para transcrever uma gravação antiga?
Sim. Envie o arquivo de áudio ou vídeo (MP3, M4A, WAV, MP4) e o programa transcreve do mesmo jeito.
A transcrição entende sotaques?
Os modelos atuais lidam bem com os sotaques do Brasil. O que mais atrapalha é ruído e gente falando ao mesmo tempo, não o sotaque.
A MeetIA grava a reunião e entrega a ata, as decisões e o plano de ação prontos para revisar.
Na sala ou por videochamada, sem robô na chamada, em português.
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