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Como fazer a ata de um comitê ou de um conselho
A ata de comitê ou de conselho registra quem estava presente (o quórum), o que foi deliberado, como cada membro votou quando houve divergência e quem aprovou a ata. A diferença para uma ata comum é que ela vira prova do que foi decidido, então a deliberação precisa estar escrita sem ambiguidade.
O que a ata de comitê tem a mais que uma ata comum?
Além dos itens de qualquer ata (pauta, resumo, decisões e ações), a ata de comitê e de conselho registra:
- Quórum: quantos membros estavam presentes e se o mínimo do regimento foi atingido.
- Convocação: quando e como a reunião foi convocada.
- Deliberação de cada item, com o texto exato do que foi aprovado ou rejeitado.
- Votos contrários e abstenções, com o nome de quem votou e, se pedido, a justificativa.
- Documentos apresentados (relatórios, números de EBITDA, orçamento), citados pelo nome e versão.
- Aprovação e assinatura da ata pelos membros ou pelo presidente e secretário, conforme o regimento.
O que a lei pede para a ata de uma S.A.?
Para assembleias de sociedades anônimas, a Lei 6.404/1976 (art. 130) pede que a ata seja lavrada em livro próprio e assinada pelos membros da mesa e pelos acionistas presentes, e permite o formato de sumário dos fatos. As atas do conselho de administração que produzem efeito para terceiros são arquivadas na Junta Comercial (art. 142).
Comitês de assessoramento (auditoria, riscos, pessoas) seguem o próprio regimento. Em qualquer caso, quem confirma o formato exigido é o jurídico da empresa: este guia não substitui essa orientação.
Como fazer a ata em 6 passos?
Um roteiro que funciona para comitês de diretoria, de auditoria e conselhos:
- Antes: envie a pauta com os documentos pelo menos 3 dias úteis antes.
- No início: registre os presentes e confirme o quórum.
- Durante: grave a reunião (com o aviso a todos) para não depender de anotação.
- Logo depois: separe as deliberações do debate e escreva cada uma numa frase.
- Em até 24 horas: envie a minuta para revisão dos membros, com prazo de 2 dias úteis para correções.
- Por fim: aprove, assine e guarde a ata no lugar definido pelo regimento.
Como escrever uma deliberação sem ambiguidade?
Use o verbo no presente, o sujeito (o conselho, o comitê) e o objeto completo, com números e datas. Compare: "Foi discutido o orçamento e houve consenso" não diz nada. "O conselho aprova o orçamento de investimentos de 2027 no valor de R$ 4,2 milhões, com voto contrário de Diego Rocha" diz o que foi decidido e por quem.
Na MeetIA, a ata de comitê já separa deliberações e votos, e depois de aprovada fica travada: ninguém altera o texto, só a equipe autorizada vê, e a assinatura eletrônica pode ser pedida a cada membro.
Perguntas frequentes
A ata de conselho pode ser só um resumo?
Para assembleias de S.A., a Lei 6.404 permite a ata em forma de sumário dos fatos ocorridos, inclusive dissidências e protestos. Para outros órgãos, vale o regimento.
Precisa registrar quem votou contra?
Sim, quando há divergência. O voto contrário protege quem discordou e mostra que a decisão foi debatida.
Pode gravar a reunião do conselho?
Pode, desde que todos sejam avisados antes e a gravação seja guardada com acesso restrito. Ver o guia sobre gravação e LGPD.
A ata pode ser assinada eletronicamente?
Na maior parte dos casos, sim. A MP 2.200-2/2001 e a Lei 14.063/2020 tratam das assinaturas eletrônicas; confirme com o jurídico qual tipo o regimento ou a Junta Comercial aceita.
A MeetIA grava a reunião e entrega a ata, as decisões e o plano de ação prontos para revisar.
Na sala ou por videochamada, sem robô na chamada, em português.
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