Guias · atualizado em

E-mail depois da reunião: modelo de acompanhamento

O e-mail depois da reunião vai no mesmo dia e tem 4 partes: o resumo em até 3 linhas, as decisões, as ações com dono e prazo e o link da ata completa. Ele é curto o bastante para ser lido no celular e serve também para quem não estava na reunião.

Como fica o modelo?

Exemplo fictício, para copiar e adaptar:

Assunto: Comitê de Operações 14/10: decisões e ações

Olá, pessoal,

Resumo: a ruptura do SKU-1042 no CD Norte tem causa e solução definidas,
e o frete do Q4 será dividido entre os dois CDs.

Decisões
- Pedido de compra do SKU-1042 automático abaixo de 10 dias de venda
- CD Sul atende os pedidos do Norte acima de 500 kg a partir de novembro

Ações
- Configurar o pedido automático · Carla Dias · 21/10
- Refazer a previsão de frete do Q4 · Bruno Lima · 28/10

Ata completa: [link]
Próxima reunião: 11/11, 9h

Ana

O que não pode faltar?

Quatro cuidados:

  • Assunto com o nome da reunião, a data e "decisões e ações": quem procurar depois acha pelo assunto.
  • Cada ação com um nome e uma data, nunca "a equipe" ou "em breve".
  • O link da ata, em vez de colar a ata inteira no e-mail.
  • Prazo para correções: "se algo não estiver certo, responda até amanhã".

Quando mandar?

No mesmo dia. Depois de 48 horas as pessoas já não lembram o que combinaram e não conferem mais nada.

Como fazer mais rápido?

Com a reunião gravada, o resumo, as decisões e as ações já saem escritos, e o e-mail vira copiar e conferir.

Na MeetIA, a ata sai poucos minutos depois de encerrar, com o resumo, as decisões e as ações separados. A ata pode ser baixada em PDF ou mandada para aprovação, e cada responsável recebe um aviso por e-mail quando o prazo da ação se aproxima.

Perguntas frequentes

Mandar o e-mail para quem?

Para os participantes e para quem precisa agir ou ser informado e não estava, em geral os líderes das áreas citadas nas ações.

E-mail ou mensagem no chat?

Para decisões e ações, e-mail: fica fácil de achar depois. O chat serve para avisar que o e-mail saiu.

Precisa da ata se já mandei o e-mail?

Precisa. O e-mail é o resumo; a ata é o registro completo, e em comitês é a prova do que foi decidido.

Quem manda o e-mail?

Quem conduziu a reunião ou quem secretariou. O importante é ter uma pessoa definida antes.

A MeetIA grava a reunião e entrega a ata, as decisões e o plano de ação prontos para revisar.

Na sala ou por videochamada, sem robô na chamada, em português.

Começar grátis

Para continuar