Política de gravação de reuniões: modelo para a empresa

O que a política precisa dizer?

Sete pontos, cada um em uma ou duas frases:

• Finalidade: para que a empresa grava (ata, plano de ação, registro das decisões).
• Quando grava: que tipos de reunião podem ser gravados e quais nunca são (por exemplo, conversas de saúde ou disciplinares).
• Aviso: como e quando os participantes são avisados, e o que acontece se alguém se opuser.
• Acesso: quem pode ouvir a gravação e ler a transcrição.
• Guarda: por quanto tempo a gravação e a transcrição ficam guardadas e quando são apagadas.
• Voz: o reconhecimento pela voz só com autorização da própria pessoa, porque voz é dado biométrico.
• Responsável: quem cuida da política e a quem as pessoas pedem acesso ou exclusão.

Como fica um modelo?

Exemplo fictício, para adaptar com o jurídico da empresa:

Política de gravação de reuniões · Empresa Exemplo
1. Gravamos reuniões de trabalho para gerar a ata e o plano de ação.
2. Não gravamos conversas sobre saúde, processos disciplinares ou assuntos pessoais.
3. Quem conduz avisa no início que a reunião será gravada e para quê.
   Se alguém se opuser, a reunião segue sem gravação e com ata escrita à mão.
4. Só os participantes e quem administra o sistema acessam a gravação e a transcrição.
5. As gravações ficam guardadas por 12 meses; a ata aprovada, pelo prazo do regimento.
6. O reconhecimento pela voz só acontece com a autorização da própria pessoa,
   que pode apagar a voz quando quiser.
7. Dúvidas, acesso e exclusão: encarregado de dados, pelo e-mail privacidade@empresa.example.

Como colocar a política em prática?

Publique a política onde as pessoas encontram (intranet, manual), avise todos uma vez e lembre no início de cada reunião gravada.

Na MeetIA, a gravação só começa depois de quem grava confirmar que avisou a todos, a voz só é reconhecida com a autorização da própria pessoa, que pode apagar quando quiser, e a gravação fica no armazenamento da empresa.

Perguntas frequentes